知识管理工具——知识库在企业实施应用时的得与失

　

　　

　　备注：文中观点仅代表作者当下的认识，不够究竟圆满之处，请多指教斧正★。自利利他★，如果觉得小作文还不错★，可能对其他人有点帮助，欢迎转发。返回搜狐，查看更多

　　国家标准GB/T 23703★★.2-2010《知识管理 第2部分★：术语》中，是这样定义知识库的：求解问题所需领域知识的集合，表现为基本事实、规则和组织成程序的模式，用于有关领域知识的获取、存储以及共享。

　　组织内也随之会出现许多的杂音，如“保业绩第一”、“没有时间”、★★★“劳民伤财”等。

　　毕竟，组织的知识库往往大而全，涉及到诸多业务细节时，可能就心有余而力不足了★★★。

　　这种原始★、朴素的想法，让组织更倾向与把知识当成一个类似于货品的“物件★★★”去进行管理，聚焦于显性知识，投入在内容建设上。

　　支持管理员进行后台各种配置，例如用户管理★★、分类管理、权限配置★、内容管理、日志管理、数据统计★★、批量导入导出等。

　　支持审批流程，允许后台配置不同的审批路由，用户可查看审批进度，审批相关的通知★★★，可通过消息中心推送提醒。

　　我们现在做的许多项目都与此有关，也形成了比较成熟的方法论，可称之为面向业务的知识管理（Business-oriented Knowledge Management★，简称BoKM）★★★。

　　知识管理的重要工具，除了知识库，还有专家网络、实践社区★★、知识问答、知识地图、知识图谱、知识百科★★、在线笔记、学习培训★★★、创意管理★、情报管理、知识萃取、事后回顾、标杆学习★★★、引导画布、私董会、讲故事、同行协助、世界咖啡★★、知识集市、知识审计等。

　　支持多种入口让用户创建知识，支持Word、Excel、PPT★★、MarkDown类的轻文档等★★，支持预置模板★★，支持附件上传。

　　我们知道，能够以文字★★★、符号★★、图形等方式表达的知识，如书籍★★、论文、公式、视频课程等，我们称之为显性知识（具体请见笔者的文章《知识管理基础——什么是知识？》 ）★★★。

　　点击具体知识，可以直接浏览查看，支持通用文档格式，可在线直接预览★，支持是否显示水印，支持知识的下载及导出★。

　　我们定期推出的中国知识管理「四季」研修班公开课上★★，还专设了BoKM主题的课程。学员们给予了积极的反馈，认为干货满满，对他们回企业指导业务团队进行知识管理工作非常具有指导意义，感兴趣的可以与我们后台工作人员联系。

　　那我们妙用各类武器时，是否也会逐步体悟、找到这些工具背后所代表的本质呢★★？

　　在员工日常的工作台上★，尽可能通过智能提示、智能推荐、智能助理等手段，提高知识的复用率，增加对工作的直接支持。

　　可以支持多个知识子库的创建，也可以把整个知识库看做一个大库★，新建的知识子库看做大库的节点★★★。

　　幸好★★★，有些企业已认识到这个问题★，将知识的生产、使用与日常的工作尽量关联起来。

　　只有具备了细颗粒度的知识内容，并有机嵌入到业务流程之中，这个问题才可能被解决。

　　同时★★，需要把知识梳理、知识开发、知识萃取等工作安排进个人的工作绩效考核当中★。

　　我们曾在B公司进行知识管理调研时★★，曾发放问卷了解员工对知识管理系统平台需求。从下面的气泡图可以看出★，无论从重要程度看，还是从优先程度看★★，知识库都是员工最迫切需要的功能模块★★★。

　　员工大多迫于组织要求，被动地在事后找补一些知识上传知识库★★，应付差事罢了★★。

　　因此★★★，大多数企业构建自己知识管理系统平台时，最先开发的模块往往是知识库★★★。

　　对于无权查看的知识★，用户可申请借阅，进行审批后，赋予用户相应查看权限★★★，可设定借阅期。

　　只有企业知识库里积累了丰富的内容★★★，才能为大模型提供更多训练的语料。只有经过企业个性化★、本地化知识的“喂养★”之后★，通用大模型才会在企业里发挥其真正的价值。

　　这种致力于收集知识、使其沉淀为组织有价值的知识资产的做法，我们称之为“知识资产化”实施模式★★★。这种模式的关键在于“内容（Content）★★★”，主要的策略是“收集（Collect）★★★”。

　　一些企业建立共享文档服务器、云盘/网盘、DMS文档管理系统、ECM企业内容管理系统等，其本质与知识库的思路是一致的。

　　古龙书中的七种武器，不仅仅是实物★★，更代表了笑、诚实★、自信、仇恨★★、勇气、不放弃与戒骄戒躁★！

　　IBM自己统计的数据表明★★★：截至2001年底★★★，4年累积共节约资金57亿美元。每个工作日，IBM企业内部知识库的访问次数都超过65万次，并且大约有75％的全球范围内的IBM员工都使用即时信息★。仅2001一年，43％的员工培训由大约4万个在线的分散式教育进行，IBM节省了超过3.95亿美元的培训资金★★。

　　例如通过预制模板★★、智能内容生成、多人协同编辑、快捷分发等功能，吸引用户直接在线创建内容，工作过程之中完成沉淀，避免二次上传增加的额外工作量★★★。

　　磨刀不误砍柴工的道理都懂，可大家都喜欢直接拿快刀砍柴★★★，却不愿花时间去练基本功★。

　　对于每个知识子库★★★，可以通过目录树形式（或其它方式）展示具体的知识，支持多级节点。

　　在知识库页面设有搜索框，可针对当前知识库的内容等进行搜索★★，支持关键字、全文检索等。

　　对于这些显性知识，无论是一篇轻文档，一个Word文件★，一个CAD图纸，一段MP4视频★，都需要一个数字化的应用系统来承载，我们把此任务交由知识库去完成。

　　现在许多企业其实都认识到这个问题，也开始尝试把知识管理与业务进行深度绑定。

　　许多工作结果梳理，规范化、标准化后，就能提升工作的一致性，节省查找知识时间，降低重复劳动，节约运营成本等。

　　拥有权限的用户可在线对知识进行编辑、修订、删除、发布★★★、版本管理等，支持多人同时在线编辑。

　　根据不同的角色★★，配置知识的浏览、创建★★★、修改、删除、复制、打印、下载等权限，支持用户组配置，支持权限变更等。

　　构建组织整体的知识分类，支持多级分类，支持多维标签，支持自定义拓展与配置，能进行知识类目的创建、修改、删除等。

　　在古龙小说《七种武器》里，前六种武器分别是长生剑★★、孔雀翎★★★、碧玉刀、多情环★★、离别钩与霸王，但最可怕的是第七种武器★★★，却是一口陈旧平凡的箱子，可根据不同场合瞬间组合成为最厉害的武器。

　　支持用户对知识的互动操作，如点赞、评论★★★、分享、订阅★、收藏、打分、关联、引用、举报★★、推荐、加精、置顶、封推等★★★。

　　可设置知识更新机制，可设置有效期★★★，过有效期提前进行更新提示，对于没有更新的知识进行下架处理★。

　　如同建立一个大的仓库，购置不同的货架，再要求员工分门别类，按照要求把自己的知识码放在仓库不同的货架上，等需要的时候直接去取就好了★。

　　当下，人工智能AI大模型如日中天★★★，可是离企业真正应用尚有不小的差距。这其中最急需的就是企业自己独有的专业领域知识，这一块恰恰可以通过构建企业的知识库进行弥补★★。